Hay muchas cosas que puedes hacer para eliminar las ineficiencias y sacar más trabajo en cada hora que inviertes.
Para muchos de nosotros, la administración del tiempo y el hecho de ser productivos es una lucha diaria. En ocasiones eso no significa el fin del mundo, pero si no lo solucionas, las cosas que no hiciste hoy se pasan a mañana y al siguiente día y así consecutivamente, hasta que eventualmente terminas con trabajo atrasado de semanas.
Eso no es nada bueno para los negocios… ni para tus niveles de estrés. Afortunadamente, puedes prevenir que esto suceda usando estos 101 tips de administración del tiempo y productividad. Empecemos a ganarte más tiempo para hacer las cosas.
1. Respira
Un dato interesante compartido por Tom Evans, host del podcast Zone Show: la expectativa de vida de una tortuga es de entre 120 y 140 años, mientras que un elefante vive entre 80 y 90 años. Nuestra expectativa de vida sigue aumentando, ya que antes solía ser de 50 a 60 años.
Aunque hay una gran cantidad de factores que influyen en la expectativa de vida de estos animales, Evans señala que “una tortuga respira alrededor de 4 veces por minuto. Un elefante respira alrededor de 8 veces por minutos y nosotros sólo respiramos entre 12 y 15 veces por minuto.”
Evans sugiere que, si quieres cambiar tu relación con el tiempo, deberías empezar a respirar más lento. “Para empezar necesitamos usar nuestro diafragma y respirar con el estómago. Así es como respiran los bebés, sólo que perdimos el hábito.”
“Ahora, esto no es algo que tengas que hacer cada vez que respires, con que hagas siete o nueve respiraciones lentas y profundas al iniciar tu día es suficiente para bajarle el ritmo a las cosas. También puedes hacerlo antes de inicia cualquier tarea que te tenga estresado y funciona particularmente bien cuando vas tarde a una junta. Al respirar más lento ‘alargamos’ el tiempo.”
2. Mide dos veces, corta una vez
Mi papá solía decirme: “Mide dos veces y corta una”. Esto resultó ser un famoso proverbio utilizado en el mundo de la carpintería o de la construcción ya que aconseja hacer las cosas bien la primera vez.
Revisa tu trabajo dos veces para que no tengas que invertir tiempo corrigiendo errores.
3. Apaga la TV
Se ha demostrado que pasamos 8 años y 10 meses de nuestras vidas viendo la televisión (y otros 8 meses adicionales discutiendo sobre personajes y tramas). En lugar de ver tanta televisión, emplea ese tiempo en tareas más productivas.
4. Primero «cómete una rana»
“Mark Twain dijo en una ocasión que si lo primero que haces cada mañana es comerte una rana viva, puedes vivir el resto del día con la satisfacción de saber que probablemente eso haya sido lo peor que te iba a pasar en todo el día” escribe Brian Tracy.
“Tu ‘rana’ es la tarea más importante y más difícil, esa que sueles seguir aplazando y que te cuesta más trabajo iniciar.”
5. Agenda según tu energía
Hablando de comer ranas, hazlo cuando tengas la mayor energía y te sientas más enfocado, es decir, en tus horas “mágicas”. Éstas suelen ser 2.5 horas después de que te levantas. Al crear un horario basado en tu energía puedes crear rutinas que te aseguren la mayor productividad posible.
6. Levántate temprano
¿Necesitas más tiempo? Empieza por despertar más temprano. De esta forma tienes más tiempo para leer, hacer ejercicio, responder correos y planear tu día adecuadamente.
7. Lleva un diario de tiempo
Un diario de tiempo es una forma sencilla de saber en qué empleas tu tiempo. Después de uno o dos meses de llevar un registro de tu tiempo podrás ver en qué lo desperdicias y lo que influye en tu productividad.
8. Aprovecha los tiempos de espera
Digamos que tienes una cita con el doctor: Lleva algo que hacer. Puede ser desde un libro, o tu computadora para revisar correos o escribir ese artículo que tienes pendiente.
9. Haz una lista y sácala de tu cabeza
No dejes que todo se acumule en tu cabeza. Anótalo para despejar espacio en tu cerebro y evitar que te sientas abrumado.
10. Piensa en “medio tiempo”
Por ejemplo, si estás cocinando la cena, haz el doble y congela la mitad. De esta forma no tendrás que volver a invertir tiempo otra vez en cocinar y limpiar al día siguiente.
11. Deshazte de compromisos que desperdician tu tiempo, energía y atención
Una de las formas más efectivas para ganar más tiempo es eliminar los compromisos que son una pérdida de tiempo. Identifica cuáles son esos compromisos que no son productivos y déjalos fuera de tu calendario.
12. Sé decidido
El tiempo que pasas dándole vueltas a una decisión podría ser usado en algo más productivo. Toma una decisión, vive con sus consecuencias y sigue adelante.
13. Tacha algo
Estamos familiarizados con tachar cosas de las listas de pendientes, pero también deberíamos empezar a tachar cosas que no vamos a hacer. Esto evita que tus listas de pendientes se salgan de control y evita que te comprometas con cosas que no valen la pena.
14. Baja tus estándares de limpieza
Obviamente quieres que tu casa y tu oficina estén limpias y bien organizadas. Pero si tu estándar baja de “impecable” a “suficientemente limpio” te ahorrarás una gran cantidad de tiempo y energía.
15. Establece “días de mantenimiento”
Agrupa tus pendientes de limpieza, tintorería y demás pendientes en días específicos. De esta forma no tienes estas cosas en tu cabeza cuando estés trabajando en cosas más importantes.
16. Agenda tu horario de trabajo en tandas
Hablando de agrupar cosas, empieza por agrupar tareas similares. Por ejemplo, pasa un día completo dedicado únicamente a escribir, otro día a tener juntas, y así sucesivamente.
17. Combina esfuerzos
Si vas a ver a un cliente para comer, haz los pendientes que tengas que hacer cerca de donde lo verás. De esta manera estás reduciendo el tiempo empleado en ir y venir todo el día.
18. Aprende atajos en tu teclado
Los usuarios digitales de entre 18 y 24 años pasan, en promedio, 1,979 minutos al mes conectados. Teniendo eso en mente, tiene sentido que aprendan atajos en sus teclados para ahorrar algo de tiempo mientras están navegando.
19. Acorta tus correos
Mantén tus correos cortos y puntuales. Yo intento que todos mis mails sean de menos de 5 oraciones.
20. Delega o contrata externos
En lugar de hacerlo todo tu mismo, delega o contrata a alguien más que te ayude para mantener enfocado en las tareas más importantes.
21. Automatiza las tareas repetitivas
Hay ciertas tareas, como agendar citas o pagar las cuentas, que pueden ser automatizadas con un software.
22. Agenda menos cosas
Sé lo que estás pensando, esto es bastante obvio. Pero probablemente estés repartiendo tu tiempo en demasiadas cosas sin siquiera saberlo.
Revisa todas tus actividades y analiza cuáles te están ayudando a alcanzar tus objetivos y cuáles no. También deberías observar las actividades que ya no deberían estar en tu calendario.
23. Trabaja cuatro horas al día
La ciencia ha demostrado que sólo deberíamos trabajar 4 horas al día. Esto no significa que puedas descansar el resto del día, sino que debes enfocarte en tus tareas más importantes cuando eres más productivo. Pasa el resto del día desarrollando nuevas habilidades y haciendo tareas menos retadoras.
24. Olvídate del multitasking
El multitasking no funciona. De hecho, te toma más tiempo terminar una tarea cuando quieres hacer muchas cosas a la vez porque nuestra mente está yendo de un lado al otro todo el tiempo. Mejor enfócate en una sola tarea a la vez. Entrena tu cerebro a ir un poco más lento. Es como correr, entre más entrenes tu cuerpo, más rápido puedes avanzar.
25. No te regañes a ti mismo
¿Qué pasa si pasaste toda la mañana del sábado viendo un episodio tras otro de una serie? Deja de perder tu tiempo sintiéndote culpable. Estas cosas pasan. Haz lo mejor que puedas para que eso no se convierta en un hábito y sigue adelante, en lugar de seguir culpándote por lo que ya hiciste.
Para sacarle el mayor provecho a tu tiempo, aquí te dejamos algunos tips para implementar un sistema de productividad.
26. La “Técnica Pomodoro”
La Técnica Pomodoro es en la que usar un cronómetro para hacer pausas cortas, por lo general de 5 minutos, después de pasar 25 minutos de máxima concentración.
27. El método de Seinfeld: “No rompas la cadena”
Jerry Seinfeld usaba un calendario de pared y un marcador rojo para mantenerse enfocado. Tachaba los días en que escribía en el calendario.
“Después de unos cuantos días, ya tienes una cadena. Sólo manténla y la cadena seguirá creciendo todos los días. Te gustará ver esa cadena, especialmente cuando ya juntes unas cuantas semanas sin romperla. Tu siguiente objetivo será no romper la cadena.”
28. La regla “dos minutos” de David Allen
Según David Allen, autor del best-seller Getting Things Done, si una tarea te tomará menos de 2 minutos hazla en este momento, para que puedas tacharla de tu lista de pendientes.
29. Parte tu día en espacios de 5 minutos como Elon Musk
¿Cómo le hace Elon Musk para dirigir Tesla y SpaceX? Divide su día en espacios de 5 minutos, incluida su hora de comida. Al hacerlo de esta manera se mantiene productivo porque se asegura de mantener el ritmo y no desperdiciar el tiempo.
30. El método “Debes, deberías querer” de Jay Shirley
Aquí un simple ejercicio de Jay Shirley. Cada mañana, empieza tu día contestando 3 preguntas: ¿Qué debes hacer para tener un mayor impacto en el día? ¿Qué deberías hacer para construirte un mejor futuro? ¿Qué quieres hacer para disfrutar el día y la vida en general?
Esto hace que empieces con el pie derecho mientras que aumenta tu productividad y tu felicidad.
31. La matriz Eisenhower
Esta estrategia fue desarrollada por Dwight Eisenhower. Tal como la explicó James Clear, “la estrategia de Eisenhower para hacer las cosas y organizar tus tareas es muy simple. Usando la matriz que aparece a continuación vas a separar tus acciones basadas en cuatro posibilidades:
- Lo urgente e importante (tareas que debes hacer de manera inmediata).
- Lo importante pero no urgente (tareas que vas a agendar para después).
- Lo urgente pero no importante (tareas que debes delegar a alguien más).
- Lo que no es urgente ni importante (tareas que vas a eliminar).
Esta matriz puede ser usada para planes de productividad a largo plazo (‘¿Cómo debería emplear mi tiempo cada semana?’) y para los planes diarios (‘¿Qué debería hacer hoy?’).
32. Días avión
“Hace algunos años, Hughes Air West, una aerolínea regional que daba servicio en el oeste de Estados Unidos, contrató a una firma de consultoría para comparar la eficiencia de volar en primera clase versus volar en clase económica, con trabajar en una oficina normal,” escribe Brian Tracy.
“Encontraron que una hora de trabajo ininterrumpido en un avión equivalía a tres horas de trabajo en un ambiente de oficina normal. La palabra clave es ‘ininterrumpido’. Si planeas a futuro y organizas tu trabajo antes de salir hacia el aeropuerto puedes aumentar tu productividad y lograr muchas cosas mientras vas volando.”
Por supuesto que puedes aplicar eso a tu vida diaria porque implica resaltar la importancia de planear y de organizar.
33. Sigue tu ritmo ultradiano
Acuñado por el psicólogo Peretz Lavie, los ritmos ultradianos son los ritmos naturales por los que pasa el cuerpo cada 90-120 minutos. Puede ser sumamente complejo, pero la idea es que debes concentrarte cuando tus niveles de energía estén al máximo y descansar cuando te sientas cansado.
34. El sistema “Piedra grande”
Basado en el principio señalado por Stephen R. Covey, autor del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, debes agendar tus prioridades más importantes imaginándolas como “grandes piedras” que llenan una cubeta. Si empiezas con las “piedras grandes” y luego pones piedras chicas o arena, llenarás los huecos.
35. Miércoles sin juntas
Compañías como Facebook o Asana tienen la regla de no tener juntas los miércoles. Otras compañías tienen la misma regla para otros días de la semana, pero la idea es la misma. En lugar de perder tu tiempo en una junta, puedes enfocarte en tareas individuales importantes. Yo he implementado esto dos días a la semana en mi compañía Calendar y funciona a la perfección. Y desde que lo implementamos hace 8 meses, hemos visto un incremento en códigos programados de un 14%.
36. La lista anti pendientes
En lugar de hacer una lista de lo que tienes que hacer, haz un lista de lo que ya no tienes que hacer en la que escribas lo que ya hiciste. Es una herramienta poderosa para mantenerte motivado cuando necesitas un empujón.
37. Actualización de domingo
Hay algunos emprendedores y directores que piden un status o una actualización a sus equipos los domingos. De esta forma todo está listo para arrancar los lunes por la mañana. Si estás trabajando por tu cuenta, puedes agendar una revisión contigo mismo los domingos para asegurarte de que tienes todo en orden para el lunes y para el resto de la semana. Nosotros hacemos esto vía Slack y así es más fácil para todo el mundo, y no es tan formal.
Todo esto nos lleva al tema del enfoque y la atención. Los siguientes tips te pueden ser de gran ayuda.
38. Organiza tu entorno
Trabaja en un ambiente que incluya algo que te motive y te ayude a enfocarte (algunos prefieren el silencio, otros prefieren una vista agradable), un lugar organizado, cómodo, libre de distracciones. También asegúrate de tener todas las herramientas y recursos que necesitas. Y pinta tu espacio de trabajo con colores que mejoren tu productividad.
39. Apaga tus notificaciones
Apaga todas las notificaciones de tu correo, Facebook, Twitter, y cualquier otra red social mientras estés comiéndote la rana.
40. Planea las interrupciones
Puedes intentar todo lo que quieras pero siempre habrá interrupciones. Planea para esto con anticipación y ten un poco de flexibilidad en tu agenda.
41. Reduce tus tiempos de entrega mentales
Si crees que te tomará una hora hacer algo, date 40 minutos. Al reducir tus tiempos de entrega mentales trabajarás más rápido y mejorarás tu enfoque.
42. Haz una lista de procastinación
Ésta es una lista de actividades de alto impacto a la que puedes recurrir cada vez que estés postergando cosas o sintiéndote decaído. Algunos ejemplos incluyen leer revistas relacionadas con tu industria, organizar carpetas o revisar tu lista de contactos.
43. Crea una lista de lo que debes dejar de hacer
Ésta es una lista de todos esos malos hábitos que desperdician tu tiempo o reducen tu productividad. Escribe estos hábitos para que puedas hacer un plan realista para reemplazarlos con buenos hábitos.
44. Usa Entretenimiento Brainwave
El entretenimiento Brainwave no es un desarrollo nuevo. De hecho, es una ciencia que tiene más de 100 años de antigüedad que utiliza ciertos tonos y sonidos para influir en las ondas cerebrales de un individuo. Esto ha sido probado científicamente para cambiar la mentalidad de una persona.
45. Focus@Will
Focus@Will es una app que no sólo te quita distracciones, también aumenta tu productividad. Lo hace descubriendo el tipo de música que hace que tu cerebro entre en un estado de “fluir”.
46. Utiliza un administrador de contraseñas
Una persona promedio tiene 27 usuarios y contraseñas. Esto le resta muchísimo espacio a nuestro cerebro. E intentar recordarlas para usarlas consume mucho tiempo. Invierte en un administrador de contraseñas como LastPass o 1Password para solucionarlo.
47. Cuida tu vista
Las ondas azules de las luces fluorescentes y de los aparatos electrónicos pueden cansar tus ojos y acelerar su envejecimiento. Para combatir esto empieza con pequeños pasos como parpadear más y reducir el tiempo de exposición antes de irte a dormir. También debes considerar conseguir unos lentes de protección.
48. Escucha activa
La escucha activa es cuando pones toda tu atención y enfoque en la conversación en la que estás. Como resultado te sentirás liberado y aumentará tu productividad ya que evitarás los malos entendidos y la otra persona no tendrá que repetirse.
49. Pon una hora para desconectarte por completo
Establece una hora para desconectarte por completo del trabajo para evitar cualquier exposición posterior a la luz azul y recargar bien tu pila. Hacer esto asegura que tendrás suficiente energía al día siguiente.
La base de nuestra productividad es nuestra salud, así que aquí te dejamos algunos tips de productividad física para mantenerte en forma de una manera más simple.
50. Haz ejercicio
“Definitivamente puedo hacer muchas más cosas si me mantengo fit” dice Richard Branson a FourHourBodyPress. “Hace que mi cerebro funcione bien.”
¿A qué hora encuentra tiempo para hacer ejercicio una persona como Richard Branson? Levantándose a las 5 de la mañana todos los días.
51. Cárgate de combustible de manera inteligente
“Mantén alta tu energía comiendo la comida correcta que alimente tu cuerpo en lugar de desnutrirlo,” recomienda Rieva Lesonsky en The OPEN Forum. “Evita el azúcar, los carbohidratos simples como la pasta y el pan, y la comida chatarra. Éstos te pueden dar energía momentánea pero luego te hacen perderla toda de un jalón.”
52. Consume cafeína de manera inteligente y manténte hidratado
“Usa la cafeína de manera estratégica: puede llevarte hasta 20 minutos antes de que una taza de café haga efecto, así que tómala 20 minutos antes de que necesites el empujón de energía, y deberías estar listo para trabajar” agrega Lesonsky.
“Pero sobre todo, intenta mantenerte hidratado. Cuando te sientes cansado o hambriento, en muchas ocasiones se debe a que necesitas un vaso de agua.”
53. Duerme de 7 a 9 horas
Puede que cuando eras joven pudieras mantener el ritmo durmiendo poco, pero esto no te va a servir cuando creces. Recuerda que dormir de 7 a 9 horas cada noche mejora tu atención, tu concentración, tu creatividad, tu capacidad para tomar decisiones y tu salud. Además reduce tus niveles de estrés y tu impulsividad.
54. Sáltate la copita de la noche
Tomar alcohol antes de dormir evita que tengas una buena calidad de sueño. Si tomas una bebida alcohólica, hazlo varias horas antes de dormir.
55. Deténte a oler… los limones
“Una investigación de la Universidad de Ohio encontró que oler un limón mejora el humor de la gente y aumenta sus niveles de norepinefrina, un químico del cerebro relacionado con la toma de decisiones ejecutivas y con la motivación. Otro estudio encontró que los estudiantes expuestos a aromas cítricos en sus limpiadores tienden a ser más limpios, y un estudio japonés encontró que el aroma de limón mejora la exactitud a la hora de escribir, logrando que los empleados cometan 54 por ciento menos errores.»
56. Medita
Tal como lo mencionamos en un post anterior de Calendar, “la meditación en su forma más simple es la habilidad de enfocarte en un punto y respirar de manera equilibrada. Para meditar realmente necesitas eliminar cualquier otra cosa de tu pensamiento.”
57. Pon una pose ganadora
“Pon una pose poderosa para tener un día más productivo” es un método que le dice a tu cuerpo que empiece a moverse”, dice Murray Newlands.
“La productividad tiene que ver con decirle al cerebro: ‘Yo tengo el control, y me siento bien para continuar’. Una “pose de poder” puede causar una explosión de testosterona, la hormona responsable de los sentimientos de dominación. Tener una pose de poder durante 2 minutos te ayuda con la confianza, reduce el estrés y te motiva a generar mayor tolerancia ante el riesgo.”
58. Toma una siesta
Si sientes que te estás desplomando, toma una siesta pequeña, de preferencia a media tarde. Esto no sólo recarga tu pila, sino que también mejora tu memoria, tu capacidad de estar alerta y tu creatividad.
59. Pon la temperatura correcta
La productividad disminuye cuando tienes mucho frío o mucho calor. Esto tiene sentido considerando que te empiezas a enfocar en lo mucho que estás sudando o temblando. Aunque haya factores externos que considerar, intenta mantener la temperatura de donde estés a unos 23 grados centígrados.
60. Absorbe la luz del sol
La luz natural aumenta tus niveles de energía, te ayuda a mantenerte enfocado, reduce el estrés y te ayuda a dormir mejor.
61. ¡Sonríe!
Según el libro A Life of Productivity (Una vida de productividad), sonreír te hace más productivo porque aumenta la capacidad de tu sistema inmunológico, te hace más feliz, te ayuda a manejar mejor el estrés, y a enfocarte en el cuadro completo.
62. Lleva tu perro al trabajo
Hay varios estudios que han encontrado que “nos volvemos más confiados, relajados y amables entre nosotros cuando interactuamos con un perro.” Por lo tanto, jugar con tu mejor amigo reduce el estrés. Esto no es un problema cuando trabajas desde casa, pero ¿qué pasa si no puedes llevar a tu perro al trabajo? Ver fotos de animales tiene efectos similares.
63. Párate y camina durante las juntas
Algunas juntas son imprescindibles. Pero en lugar de sentarte (como llevas haciendo todo el día) empieza las juntas de pie o camina un poco durante la junta. No sólo es bueno para tu salud, también ayuda a reducir las distracciones en las juntas, promueve la colaboración y ahorra tiempo.
El éxito requiere de estar igualmente preparado tanto física como mentalmente. Intenta estos tips de productividad mental:
64. Ten un plan
Digamos que estás construyendo la casa de tus sueños. Obviamente quieres que un arquitecto diseñe tu casa, esto te asegura que se construya correctamente y que tengas todos los materiales necesarios para que el trabajo se haga a tiempo.
Empieza con un mantra diario, tu objetivo a corto plazo, y tu objetivo a largo plazo.
65. Date cinco
Esto no tiene que ver con darte 5 minutos de descanso, sino con tomarte 5 minutos antes de una llamada o una tarea para determinar qué quieres atraer con ella. Tal como aparece en una nota de Entrepeneur en Español, “esto te ayudará a saber cómo se ve el éxito antes de que empieces. Y te ayudará a que el tiempo pase más lento.”
Después de la llamada o tarea, decide si lograste los resultados que esperabas. Si no, piensa en lo que puedes hacer mejor la próxima vez.
66. Desarrolla una mentalidad de crecimiento
Carol Dweck, psicóloga de Stanford, descubrió que los que tienen una mentalidad de crecimiento “creen que sus habilidades más básicas pueden ser desarrolladas con dedicación y trabajo duro, y que el cerebro y el talento solo son puntos de inicio. Esta visión crea un amor por el aprendizaje y una resiliencia básica para lograr cosas grandiosas.”
67. Has una revisión de la semana anterior
Este es un hábito de administración del tiempo dominado por David Allen, y lo hace siguiendo estos pasos:
- Aclárate vaciando tu inbox, arreglando cualquier desperfecto y ordenando tus cosas.
- Ahora necesitas ponerte al corriente revisando tu calendario, los proyectos que tienes a futuro, las listas de pendientes y deshaciéndote de lo innecesario.
- Finalmente, ponte creativo. Encuentra formas únicas de darle entrada a proyectos que has estado posponiendo.
68. Escribe en tu diario de la felicidad
Cada noche, escribe tres cosas por las que estés agradecido que hayan pasado en las últimas 24 horas. Tal como lo explican en Daring to Live Fully, “esto hace que tu cerebro encuentre su balance y lo entrena a empezar a ver más posibilidades.”
También puedes escribir una experiencia positiva que hayas vivido en las últimas 24 horas e incluye por lo menos 4 detalles sobre esta experiencia. “Esto ayuda porque te tomas un minuto para recordar una experiencia positiva, y tu cerebro la cataloga como significativa, algo que deja una huella en tu vida.”
69. Consigue una victoria fácil
Aunque deberías enfocarte en lograr las cosas más difíciles primero, en ocasiones necesitamos una victoria instantánea, algo que te haga sentir bien cuando te levantes de la cama. Es una forma sencilla de sentirte satisfecho y realizado y de construir el impulso necesario para el resto del día.
70. Aprende a decir que “no” de manera efectiva
Cuando vas empezando tu carrera, es común decir que “sí” a cualquier responsabilidad nueva. Pero eventualmente llega un punto en el que no puedes mantener este ritmo.
71. Encuentra tu marca
Un estado de flujo es en el que te sientes completamente absorto en lo que estás haciendo en ese momento. Para llegar a este estado en el que fluyes debes trabajar en actividades que sean retadoras pero que sean equivalentes a las habilidades que tienes.
72. Agenda pausas durante el día
“Hay mucho que decir sobre el poder del descanso a lo largo del día,” escribe Renzo Costarella. “Si te sigues a lo largo del día sin darte tiempo para relajarte te haces daño a ti mismo.”
“La mejor forma de tomar descansos es agendándolos para que realmente puedas controlar tu flujo de trabajo.”
73. Desconéctate
En ocasiones necesitas desconectarte para recargarte y evitar la fatiga. Por ejemplo, los domingos por la tarde puedes apagar tu teléfono durante algunas horas para evitar contestar llamadas mensajes y no revisar tus correos.
74. Ensaya diferentes situaciones
Piensa en tu trayecto de regreso a casa, por ejemplo. ¿Qué puedes comer? ¿Hay algún restaurante de ensaladas en el que puedas parar en lugar de llegar al McDonald’s? De esta forma puedes evitar las tentaciones.
75. Negocia contigo mismo
“Si no quieres hacer algo, haz un trato contigo mismo de avanzarle por lo menos 5 minutos” dice Kevin Systrom, fundador de Instagram. “Después de cinco minutos, terminarás haciendo todo el trabajo.”
76. Identifica tus hábitos clave
Charles Duhigg, autor del libro “The Power of Habit” (El poder de los hábitos) define un “hábito clave” como los que transforman tu vida. Ejemplos de esto incluyen planear tu día, hacer ejercicio y tener fuerza de voluntad.
77. Establece objetivos INTELIGENTES
Asegúrate de que tus objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y basados en un tiempo. Esto hace que sea más fácil definirlos y lograrlos.
78. Deja de medir el progreso de tus objetivos
Según la psicóloga Kelly McGonical, “aunque vaya en contra de todo lo que creemos sobre lograr nuestros objetivos, enfocarnos en su progreso puede retrasar nuestro éxito.” Por el contrario, McGonical sugiere “considerar tus acciones como evidencia de que estás comprometido con tu objetivo” y recordarte a ti mismo por qué quieres lograr eso.
79. Establece “objetivos de procesos”
Un objetivo de proceso es lo que realmente necesitas lograr para conseguir ese gran objetivo. Por ejemplo, si quieres aumentar tus ventas en un 25%, entonces tu objetivo de proceso debe ser llamar a 5 clientes al día.
80. Anticípate a los obstáculos
Aunque no puedes anticiparte a todo, puedes anticiparte a ciertas cosas. De esta forma puedes tener un plan de continencia para que puedas seguir avanzando sin importar lo que pase.
81. Asume tus errores y luego sigue avanzando
Todos cometemos errores. Aprende de ellos para que no se repitan en el futuro.
82. Termina tu día de forma positiva
¿Terminaste ese artículo antes de tiempo? ¿Y le marcaste a tu mejor amigo para verlo porque tenías algo de tiempo libre? Eso se siente increíble, ¿cierto? Terminar tu día con una actividad divertida te motiva a hacer lo mismo al día siguiente.
El éxito siempre es un deporte en equipo, así que aquí hay algunos tips sobre organización y prioridades:
83. Agenda tu día completo
Benjamín Franklin dijo: “Si fallas a la hora de planear, estás planeando fallar.” Con esto en mente, empieza cada mañana planeando tu día entero. Esto incluye desde tus tareas más importantes hasta las reuniones y los tiempos de traslado.
84. Mantén limpio tu escritorio
Cuando tienes un escritorio desordenado y lleno de cosas, envías un mensaje visual a tu cerebro que lo estresa. Invierte algunos minutos al día limpiando y organizando tu escritorio para el día siguiente.
85. Usa un calendario en línea
Con un calendario en linea al que puedes acceder desde diferente aparatos puedes agendar reuniones, ponerte recordatorios, bloquear cierto tiempo y calendarizar eventos recurrentes.
Además de un calendario en línea, una herramienta de calendario te ayuda a crear rutinas diarias, te pone límites de tiempo para las tareas, mantiene un registro de tu tiempo y te ayuda a planear recesos.
86. Orden tu calendario
Los calendarios son fundamentales para la administración del tiempo y para la productividad, pero no son eficientes cuando están llenos.
Libera espacio basura agregando las prioridades que tienen una fecha específica. No le pongas actividades cortas o eventos que ya no van con tu estilo de vida.
87. Consolida tus herramientas y apps
Aunque hay cientos de herramientas y apps que pueden ayudarte con el tema de la administración del tiempo y la productividad, no te aloques. Tener demasiadas herramientas puede resultar contra productivo. Limítate a las más importantes.
88. Comparte tu calendario
Comparte tu calendario con clientes y compañeros de trabajo para que puedas agendar reuniones productivas y estés al tanto de fechas de entrega sin tener que estar enviando correos. También puedes compartir tu calendario con tu familia para que sepan dónde estás y puedas delegar algunas responsabilidades de la casa.
89. Pon un máximo de 3 prioridades al día
Las listas de pendientes que son demasiado largas no son efectivas porque nadie tiene el suficiente tiempo ni energía para completarlas. Mejor mantén tu lista organizada eligiendo las 3 tareas más importantes del día.
90. Define 3 resultados diarios cada mañana
Esto no tiene que ver con tu lista de pendientes. Estos son 3 resultados que quieres obtener al final del día.
91. Escribe lo que puedes “olvidar”
¿Qué pasa cuando se te ocurre algo mientras estás trabajando en una tarea importante? Ten una pluma y un papel cerca para que puedas anotarlo. Esto saca el pensamiento de tu cabeza sin dañar tu flujo de creatividad (y sin el riesgo de perder la idea).
92. Agenda tiempo extra y de traslados
No pases toda la vida yendo de una tarea a la siguiente y de una junta a la otra. Necesitas tiempo para recargarte, para enfocarte de nuevo y para llegar de un lugar a otro. Esto además evita que llegues tarde, lo que le restaría tiempo a otra actividad.
93. Fragmenta los grandes proyectos en pequeñas piezas
Es imposible ver el final del túnel cuando estás trabajando en un proyecto grande. Por eso vale la pena fragmentar estos proyectos en tareas más pequeñas y más manejables.
94. Ponte fechas de entrega
Poner fechas de entrega a todo es un truco muy útil para mantenerte enfocado y para evitar que postergues cosas. Personalmente, si necesito tener un post de mi blog listo para el viernes, me pongo la fecha de entrega para el jueves. Esto aligera mi estrés y me da tiempo para revisarlo.
95. Adéntrate en el poder de la visualización
“La práctica mental te puede acercar a donde quieres estar en la vida y te puede preparar para el éxito”, dice la experta A.J. Adams.
Por ejemplo, en un estudio de entrenadores, los que “hacían los ejercicios en su cabeza” incrementaban más su fuerza muscular en casi el doble de los que no se visualizaban haciéndolo.
96. Coloca recordatorios visuales
Éstos pueden ser frases inspiradoras que coloques en tu casa y oficina para mantenerte motivado.
97. Encuentra un mentor
Un mentor te compartirá los tips y trucos que le han funcionado, así como los errores que debemos evitar.
98. Mejora o desarrolla habilidades
Aprender o fortalecer tus habilidades puede ayudarte a terminar tus tareas mucho más rápido. Esto se debe a que tienes el conocimiento y tienes nuevas formas de resolver los problemas. Y aumenta tu autoestima.
99. Un paso a la vez
Baby steps. Este es, probablemente, uno de los tips de administración del tiempo y productividad mesa fácil y más poderoso de todos. En lugar de enfocarte en una tarea, enfócate en lo que estás haciendo en este momento.
Por ejemplo, mientras estaba escribiendo este increíblemente largo artículo, me enfocaba en un punto a la vez y luego seguía, en lugar de preocuparme por los 101 tips a la vez.
100. No te preocupes por la perfección
Deja de preocuparte por ser “perfecto”. Esto no existe. Es sólo un fragmento de tu imaginación que nunca podrá hacerse realidad. Haz lo mejor que puedas y sigue avanzando.
101. Prémiate
No es un secreto que premiarte a ti mismo cuando has logrado un objetivo es una forma efectiva de mantenerte motivado y productivo. El truco es ser inteligente a la hora de hacerlo. Evita los premios azucarados y cámbialos por un masaje, por ejemplo. Esto evita los subidones de azúcar y reduce la ansiedad y el estrés.
