Céntrate en el trabajo importante

Reseña

La energía y el tiempo del que usted dispone son recursos limitados. Esto significa que debe elegir realizar una tarea en vez de otra y dejar pendientes para después. Centrarse en el trabajo importante le ayudará a alcanzar sus objetivos al organizar mejor su tiempo y el de su equipo. Para lograrlo es necesario aprender a priorizar y alternar estados de alta concentración con periodos de descanso. Esta guía, en la que Harvard Business Review reúne artículos de expertos en temas relacionados con el rendimiento laboral y personal, contiene múltiples ideas de aplicación práctica inmediata para gestionar su tiempo y energía, aunque por momentos puede resultar un tanto repetitiva. getAbstract considera que este libro puede ser interesante para quienes deseen aprender a gestionar su tiempo de manera eficaz.

Ideas fundamentales

• La energía y el tiempo de los que usted dispone son recursos limitados.
• Asignar prioridades no reduce el trabajo, pero le permitirá concentrarse.
• Para priorizar basta dividir un proyecto grande en pequeñas tareas, y actuar en orden.
• Solicitar ayuda, delegar, incluso posponer, es mejor que estresarse haciéndolo todo solo.
• Realizar una lista de tareas puede ser un ritual diario productivo y disfrutable.
• La tecnología puede ayudarle a organizar mejor el trabajo, pero también es una tentadora fuente de distracciones.
• Los rituales son automatismos positivos que le ayudarán a administrar su tiempo y energía para lograr sus objetivos.
• Otorgarse pequeñas recompensas luego de tareas pesadas le dará un sentido de logro.
• Alternar periodos de gran concentración con periodos de descanso es la base de la productividad porque le permitirá establecer un ritmo de trabajo.
• Haga de sus “periodos de renovación” una oportunidad para renovar su energía.

Resumen

La importancia de saber priorizar

Sin importar lo apasionado que usted se sienta por su trabajo, tarde o temprano llegarán momentos donde las tareas van a rebasar el tiempo disponible para completarlas. El problema es que mientras más ocupaciones tiene, parece más fácil caer en distracciones y terminar procrastinando. Para evitarlo es necesario comprender que no todas las tareas tienen la misma importancia; se debe aprender a priorizar y asignar jerarquías.

“Descubrir que somos animales de costumbres –lo que hicimos ayer será lo que hagamos hoy– nos da un baño de humildad””. ( – Tony Schwartz)

Algunas consecuencias de la falta de prioridades son el agotamiento, la ansiedad y la falta de motivación que resultan en baja productividad y afectan negativamente su vida personal y los objetivos de las empresas. Un error común es creer que llegar temprano a la oficina e irse muy tarde demuestra mayor compromiso con la empresa. Esto a menudo es falso, pues si se distrae fácilmente, posterga la toma de decisiones, se niega a delegar responsabilidades y toma veinte tazas de café para mantenerse despierto, lo más probable es que su salud se deteriore y su productividad se estanque.

“La próxima vez que pienses ‘es que no soy bastante bueno en esto’, recuerda: simplemente no lo eres todavía””. ( – Heidi Grant Halvorson)

Una rutina de trabajo productiva resulta de la voluntad y la perseverancia para organizar las tareas diarias de manera eficiente. Lo anterior requiere que usted sea capaz de dividir un proyecto que a primera vista parece abrumador e interminable, en pequeñas tareas fáciles de terminar. Una mente cansada, así como un cuerpo cansado, pueden convertir un trabajo apasionante en una obligación estresante. Por fortuna es posible transformar los malos hábitos a través de la práctica y la constancia.

“Nueve cosas que las personas de éxito hacen de manera diferente”

Los logros y los fracasos de las personas se explican por las estrategias que aplican para cumplir sus objetivos. Las nueve estrategias de las personas de éxito conforman un buen punto de partida para centrarse en el trabajo importante y cumplir sus objetivos a corto y largo plazos:

1. “Sea específico” – Un buen objetivo es fuente de motivación, pues cada objetivo es el proceso a través del cual un deseo se convierte en una realidad tangible. 
2. “Aproveche el momento: actúe para lograr sus objetivos” – Decida de antemano el tiempo y lugar en que realizará ciertas acciones que lo lleven a conseguir su meta. Puede ayudar adoptar un patrón de pensamiento “si-entonces”; por ejemplo, “si recibo un correo a las 11 de la noche, entonces lo responderé a primera hora de la mañana”. 
3. “Sea consciente de cuánto le falta para llegar a la meta” – La retroalimentación o feedback de sus colegas y empleados, así como la autocrítica, suponen hacer un alto en el camino para organizar mejor las fuerzas, los recursos y las estrategias a seguir. Evite felicitarse demasiado pronto y convierta el camino pendiente en motivación.
4. “Sea realista-optimista” – El pensamiento “realista-optimista” significa confiar en que usted tendrá éxito, sin que por ello deje de planear las próximas acciones con cuidado. En cambio, el pensamiento “irrealista-optimista” es el de quienes creen que todo saldrá bien y confían únicamente en la suerte o en su actitud positiva.
5. “Céntrese en ser ‘mejor’ en lugar de en ser ‘bueno’” – Ser “bueno” en algo es un talento, lo que puede darle la falsa idea de que usted “posee” ese talento. Pero si el talento no se desarrolla, se estanca. Busque formas de ser mejor cada día, en lugar de obsesionarse con la perfección. 
6. “Sea obstinado” – Una buena dosis de obstinación positiva le permitirá reconocer que usted no es “culpable” de los reveses que le ocurran, y le permitirá volver a intentarlo con mayor empeño la próxima vez, como si se tratara de un reto que se pone a sí mismo. 
7. “Desarrolle su ‘músculo’ de la fuerza de voluntad” – Si ha identificado actividades que no le reportan provecho (procrastinar), sustituya esa acción por otra que lo anime, como escuchar música, conversar con un amigo o tomar un descanso. Aunque parezca paradójico, usted estará realizando una acción voluntaria que fortalecerá su “músculo” de la fuerza de voluntad. 
8. “No tiente a la suerte” – Considere que el autocontrol y la fuerza de voluntad son recursos limitados. Si reconoce que ciertas actividades tienen poder sobre usted, absténgase de realizarlas para no colocarse en una situación vulnerable. Si recae en dichas actividades, piense de antemano en alguna estrategia que lo aleje de esa zona de peligro. Como dice Heidi Grant Halvorson, “si no quieres comerte toda la porción del pastel, no le des ‘ni un bocado’”. 
9. “Céntrese en lo que sí hará, no en lo que no hará” – En vez de pensar en lo que no quiere hacer piense en lo que sí quiere hacer. Sustituya los comportamientos dañinos por otros más constructivos mediante la estrategia “si-entonces” del punto número dos. Así, puede elegir entre sustituir el comportamiento negativo por uno positivo y verbalizar acciones que desea evitar. 

Listas de tareas: El poder del lápiz y el papel

Muchos gurús de la productividad basan sus técnicas en la elaboración de listas de tareas en una hoja de papel, lo cual puede ser sorprendente en la era de la información. Esto funciona porque las apps de productividad pueden ser de ayuda solamente cuando usted ya tiene claros sus objetivos, y a diferencia de un calendario electrónico o una app, una hoja de papel y un lápiz o pluma no le permitirán distraerse con otras notificaciones o tareas. En suma, ninguna app puede definir sus objetivos por usted.

“A menudo hay tantas cosas que compiten por nuestra atención que no sabemos por dónde empezar –así que no empezamos–””. ( – Peter Bregman)

Escribir una pequeña lista de tareas cada día le permitirá priorizar ciertas actividades sobre otras a partir de un límite de tiempo: tareas diarias, semanales, mensuales y anuales. A su vez, cada experto en productividad personal desarrolla y modifica sus técnicas de acuerdo con su propia experiencia. Además de tomar en cuenta el consejo de los profesionales, asegúrese de evaluar si una técnica le resulta mejor que otra, y de cambiar de estrategia cada vez que se sienta estancado o falto de ánimo. He aquí algunas técnicas útiles que puede poner en práctica inmediatamente:

• Escriba todas sus tareas por la mañana. Complete las más sencillas en 15 minutos y táchelas de la lista. Después, dedique 35 minutos a las tareas más pesadas o difíciles, sin interrupciones. Descanse 10 minutos y comience un ciclo nuevo de 15 minutos de tareas sencillas, aquellas que sólo requieren una llamada o un correo electrónico.
• Divida cada tarea en unidades más pequeñas, sin confundir “tareas pendientes” con “objetivos” o “proyectos”. Por ejemplo, “llamar para solicitar un presupuesto” es una tarea, mientras “aumentar las ventas en un 15%” es un objetivo. Use verbos de acción al hacer listas, así como el método de listado que tenga más sentido para usted. Un punto de partida puede ser diferenciar tareas domésticas y laborales, por dificultad o por área de responsabilidad dentro de la empresa.
• Coordine la lista diaria de tareas con un calendario. Como todo lo que usted tiene que hacer no cabe en una sencilla lista, identifique las tareas que requieren más tiempo o no dependen totalmente de usted, y colóquelas en fechas específicas del calendario para darles seguimiento. Esta técnica también le servirá para reubicar las tareas diarias que no pudo completar y tratar de cumplirlas en el futuro. Si usted no completa la tarea en el plazo específico, puede moverla al día siguiente o bien archivarla en una lista de “quizá”, para no perder las buenas ideas.
• Divida cada tarea de su lista en tres categorías: aquellas que puede hacer en un plazo definido, aquellas que debe delegar y dar seguimiento, y aquellas que necesitan ser aplazadas, ya sea porque no son prioritarias o porque no cuenta con los recursos o la información necesaria.

Tecnología para concentrarse, no para distraerse

Una vez que las listas de tareas se vuelvan una actividad cotidiana para usted, puede utilizar una app para organizarlas mejor. Algunas sugerencias digitales son:

• Workflowy – Permite realizar listas de ideas y tareas prioritarias, así como dividirlas en categorías más concretas y sub-listas.
• Remember The Milk – Gestor de tareas con integración a las herramientas de calendario más populares, como Outlook y Google Calendar, lo que permite sincronizar sus avances.
• Evernote – Permite anotar ideas, guardar páginas web, realizar planes en equipo y almacenar elementos multimedia, y también se sincroniza entre diferentes dispositivos.

Rituales en la era de la información

Tony Schwartz define los rituales como “comportamientos específicos, realizados en momentos precisos, de tal modo que al final se acaban convirtiendo en automáticos y no requieren que les dediquemos fuerza de voluntad consciente o disciplina”. Aunque la palabra “ritual” parece teñida de un aura sobrenatural o religiosa, en realidad se trata de la repetición sistemática de un conjunto de actividades. Por ejemplo, para los católicos asistir a misa los domingos constituye un ritual que da sentido a sus vidas, pero en su aspecto práctico, se trata simplemente de una actividad realizan cada domingo. Estructurar sus días mediante rituales puede mantener en orden sus tareas pendientes, aumentar su productividad y, aunque parezca extraño, aportar una dosis de automatismo positivo a sus obligaciones diarias.

Recompensas y su relación con la ritualidad

Darnos pequeñas recompensas puede ser una forma en que los rituales nos den un sentido de logro, pues nada mejor que premiarnos para honrar un trabajo bien hecho. Tome en cuenta que existen rituales de salud y de productividad, pero también de descanso y entretenimiento. A continuación, algunos ejemplos de rituales que puede utilizar como punto de partida, o bien adaptarlos a su propia vida:

• Levantarse e irse a la cama cada día a la misma hora y realizar una rutina de ejercicio.
• Llegar a la oficina en bicicleta. Meditar 20 minutos después de una junta demandante.
• Beber una taza de café con algún amigo una vez a la semana.
• Realizar sus listas de tareas en una libreta especial que tenga un significado personal.
• Salir de la oficina a la misma hora cada día y actualizar sus dispositivos electrónicos en modo “no disponible” durante la noche.
• Aprender algo nuevo cada año o adoptar un pasatiempo estimulante.
• Recompensar sus avances laborales, como una cena de lujo, un viaje o un artículo que tenga algún valor simbólico para usted.

El mito de hacer varias cosas a la vez

Una forma muy común de autoengaño es creer que usted puede estar atento en una junta mientras repasa otras tareas. Esto simplemente hace más difícil concentrarse en ambas tareas, lo que a la larga puede ser un problema. En lugar de tratar de abarcar mucho, concéntrese en una sola tarea, sea cual sea, y coloque toda su energía intelectual en ella. Utilizar alguno de los métodos descritos la volverá mucho más sencilla si alterna sus periodos de alto rendimiento mental con periodos de descanso, para prevenir el devastador síndrome de “burnout”, es decir, del cansancio extremo.

Renovar la energía como eje de la productividad

Estudios científicos como los de Nathaniel Kleitman y Peretz Lavie afirman que la actividad cerebral humana es tan intensa durante el sueño como en la vigilia. Incluso cuando duerme el cerebro funciona en ciclos de aproximadamente 90 minutos, alternando el descanso y la actividad. Esto explica no sólo por qué puede sentirse cansado a pesar de dormir ocho horas diarias luego de un día estresante, sino también la importancia de administrar la energía personal como un recurso limitado, pero renovable, a través de ciertas técnicas. También negarse a realizar ciertas actividades no es falta de compromiso, sino una forma de decirle a su equipo que usted también necesita tiempo para reponer energías.

“Como hacer muchas cosas a la vez es tan estresante, dedicarte a una sola tarea para cumplir con un plazo muy ajustado acabará reduciendo tu estrés””. ( – Peter Bregman)

La vida laboral enseña a las personas a ignorar los signos de cansancio en pos de una mayor productividad. Reconocer estas señales de cansancio en su vida diaria le permitirá modificarlas poco a poco. Algunas de estas señales son la dificultad para concentrarse, la inquietud física y la irritabilidad. Si usted se siente estresado es posible que esté viviendo en dependencia con hormonas del estrés, como la adrenalina y el cortisol. La evolución dotó al ser humano de ellas para defenderse y escapar de potenciales depredadores, pero sentirlas en la vida moderna puede agotar sus reservas de energía.

“Tomar la decisión consciente de interrumpir una tarea para dedicarte a otra es mejor que intentar llevar a cabo las dos al mismo tiempo””. ( – Peter Bregman)

Para evitar el estrés a largo plazo divida su día en segmentos de 90 minutos, en los que usted pueda alternar periodos de concentración y disponer de “breves periodos de renovación” de cinco a diez minutos entre cada uno. Según las estimaciones de The Energy Project, si alguien trabaja 10 horas ininterrumpidamente, en realidad sólo aprovecha seis de esas horas. Alternar periodos de concentración y renovación puede aumentar su capacidad de un 60% (bajo rendimiento) al 80% (alto rendimiento), lo que le permitirá aprovechar mejor sus ciclos productivos.

Sobre el autor

Harvard Business Review es una publicación dedicada a la investigación enfocada en empresas. En esta edición, la revista reunió a expertos en temas relacionados con el rendimiento laboral y personal.